Introdução

A reunião é uma importante ferramenta de comunicação. A maioria dos profissionais, porém, tem alguma restrição às reuniões tal como hoje são preparadas e conduzidas.

A comunicação facilita a tomada de decisão, resultado fundamental de uma reunião pois ela estimula, desenvolve e valoriza os profissionais. Deve-se saber tirar proveito de todas as ferramentas de comunicação disponíveis na empresa, mas cada uma serve para uma coisa.

As reuniões são atividades típicas e freqüentes nas organizações. Há uma tendência a achar que todos os assuntos e discussões dependem de reuniões. Pra isso é preciso verificar se realmente a reunião é necessária. Ela é muito útil e eficaz se utilizada corretamente. O problema está em como, por que e para que é utilizado esse recurso.

Este trabalho tem o objetivo de mostrar como o líder e os participantes devem se comportar e agir antes, durante e depois da reunião. O importante é que a reunião seja eficaz, produtiva e bem planejada para o seu sucesso.

1. O significado de reunião re.u.ni.ão sf (re+união)

1. Ação ou efeito de reunir ou reunir-se.

2. Conjunto de pessoas que se agrupam para algum fim.

3. Assembléia.

4. Sessão de uma agremiação ou coletividade.

2. As funções das reuniões

Reuniões são ferramentas fundamentais para provocar mudanças e obter soluções nas organizações. Possibilitam crescimento coletivo e aumento do entendimento de metas e objetivos. A reunião é o momento em que as competências do trabalho em equipe são mais claras e explícitas, onde podem ser aplicadas plenamente as habilidades de comunicadores objetivos, claros e assertivos.

Seus principais objetivos são: integrar pessoas, coletar sugestões a respeito do assunto em pauta, reforçar a comunicação de alguma idéia, oferecer uma proposta, vender uma idéia, transmitir entusiasmo, decidir sobre determinado assunto, etc.

Em geral, problemas constituem o motivo principal das reuniões; daí por que se considera a resolução de problemas o seu propósito básico.

3. O PAPEL DO LÍDER

3.1. Eficácia das reuniões

Antes de fazer uma reunião, é preciso ter clareza dos resultados esperados. Não se trata apenas de definir o assunto ou tema; é preciso saber com clareza o que se quer que as pessoas convocadas façam quando terminar o encontro.

Uma reunião existe para motivar pessoas e chegar a soluções de consenso. O foco no outro é a base para que os objetivos sejam atingidos. Se os participantes não entenderem o que está sendo apresentado, todo o resto estará comprometido.

A sugestão é buscar sempre a linguagem mais simples, os termos mais conhecidos, o tom mais coloquial possível. Os grandes comunicadores são aqueles que transmitem os temas mais complexos utilizando a linguagem do dia-a-dia.

É normal o uso de linguagens técnicas, geralmente relacionadas às diversas especialidades profissionais. Mas as reuniões são muitas vezes encontros de várias áreas com seus “códigos” particulares. Sem a utilização de termos de conhecimento geral, corre-se o risco de não haver entendimento.

Outro aspecto fundamental é o tempo. Hoje em dia, as melhores práticas sugerem que as reuniões sejam mais curtas e mais freqüentes, como forma de aumentar a produtividade.

Outros elementos fundamentais são:

Andamento: é a maneira como a reunião se desenrola, no equilíbrio da condução dos temas, discussões e amarrações.

Momento da empresa: definir se é o momento certo de que ocorra a reunião.

Duração: é o cruzamento do tempo necessário para a discussão, com a disponibilidade dos participantes a capacidade humana de se concentrar por um determinado período. É preciso criar ambientes que permitam decidir assuntos que poderão interferir diretamente no trabalho e nos resultados da corporação. Isso pode ser realizado através do planejamento.

Nele são definidos passo-a-passo o processo, objetivos, abordagem e os profissionais que serão convocados. E, principalmente, o que acontecerá depois da reunião. Que resultados serão atingidos, quais os desdobramentos e o tipo de participação que se espera de cada um.

Uma visão do ambiente em que a reunião está inserida e de suas possíveis conseqüências ficará evidente com a identificação de todos esses fatores.

3.2. Passo-a-passo para uma reunião eficaz

1. Definir com clareza e precisão os resultados esperados.
Listar os assuntos necessários para atingir os resultados. Com esse primeiro parâmetro, será possível definir quais participantes deverão ser convocados, quanto tempo levará para abordar cada assunto e que recursos serão necessários.

Depois de registrar os tópicos, deve-se definir o que é realmente prioritário. A seqüência de apresentação de assuntos e a correlação entre eles definirão o ritmo e o encadeamento lógico da reunião.

Quando priorizar os assuntos, procurar trazer para o começo da reunião os temas importantes, polêmicos ou complexos. O nível de atenção das pessoas é sempre maior no início do encontro.

Isso evitará a fuga dos participantes ou o esvaziamento de interesse. Com a lista pronta, definir como cada um deles deverá ser abordado, levando em conta o perfil individual dos participantes e em como poderão contribuir de maneira efetiva para o resultado.

2. Pensar em como conduzir cada assunto.
Apresentação e justificativas: se necessário, elaborar uma apresentação para o assunto específico e ficar atento ao tempo que precisará para realizar a reunião. Se esta for longa, reduzir a quantidade de assuntos tratados nesse encontro e agendar outros posteriormente.

Apresentações detalhadas seriam a análise do cenário, a relação custo-benefício de um projeto e definição de metas.

Diálogo: é um recurso muito útil para agregar pontos de vista e descobrir novas opções para os temas. Os debates devem ser bem preparados para evitar que saiam do foco e acabem dominados por assuntos secundários.

Decisão: o assunto tem de deixar de ser pendência e é preciso chegar ao consenso. Para isso o grupo deve ter uma visão compartilhada dos grandes objetivos e do impacto das mudanças. Com isso é preciso planejar como será o processo de decisão das ações, responsáveis e prazos.

3. Definir os participantes.
Um padrão a ser quebrado é que todos os convocados devem participar do começo ao fim do encontro. Se for necessário tratar de algum assunto específico, um membro pode participar apenas para a parte da reunião em que está envolvido.

Não há regra para o número ideal de convidados, Mas quanto mais pessoas houver, maior será a dificuldade de consenso e mais tempo consumirá o debate. Apenas devem participar do encontro os profissionais que possam agregar contribuições para o alcance dos objetivos. É necessário equilibrar os perfis dos participantes para que a reunião seja mais eficaz.

Existem vários tipos de participação:

Especialista:
é o profissional decisivo nas situações em que é preciso analisar fatos ou dados técnicos. Sua presença garante o rigor das informações sobre os processos operacionais e permite que se tomem decisões com tranqüilidade, pois está ali parta esclarecer dúvidas.

Decisor:
é o executivo que tem nível hierárquico, ou delegação, para chegar a uma decisão. Possui a visão do todo e o poder de validar o que for acordado. Sem a presença de um decisor, as reuniões podem se tornar inconclusivas.

O decisor não gosta de ser surpreendido, prefere entrar na reunião conhecendo o suficiente para que possa firmar sua posição quando surgir a oportunidade. Pra tanto, o envio de material prévio é fundamental.

É preciso garantir que o decisor esteja presente à reunião. Em alguns caos, a presença de decisor pode ser virtual, por videoconferência ou audioconferência.

Implementadores:
são as pessoas que definem as ações, que fazem com que os projetos saiam do plano conceitual e virem verdade, ou que representam a área que executará o projeto,

O implementador enxerga os problemas que poderão aparecer mais à frente, como a instalação de uma nova tecnologia, reorganização de um departamento ou montagem de um novo time de colaboradores. Costuma ser uma pessoa prática, com foco nos detalhes que permitem um processo ágil, estruturado e de melhor relação custo-benefício.

É importante que os implementadores saiam da reunião com informações claras e objetivos delineados para evitar que ocorram desvios de rumos ou mesmo desinteresse em relação às definições do encontro. Impactados: são representantes das áreas que não estão diretamente envolvidas, mas que sofrerão o impacto das ações definidas. Eles podem prever desafios que ocorrerão durante o processo.

Multiplicadores:
são profissionais que facilitarão a implantação, são pessoas-chaves que podem difundir resultados da reunião e assim alavancar o comprometimento e a mobilização dos diversos públicos.

Aprendizes:
são recém-contratados ou estagiários. São pessoas que podem ser convidadas eventualmente para conhecer melhor os assuntos em questão, com a possibilidade de proporcionar uma visão diferente do problema e ajudar a renovar as idéias do grupo.

4. Como lidar com os participantes.
Deve-se tentar identificar a postura que cada um poderá assumir durante a reunião. De certos participantes, poderá receber apoio; são aqueles que estão engajados e comprometidos com os objetivos do encontro.

De alguns, pode sofrer resistências; para isso deve-se identificar os argumentos que podem ser usados para confrontar suas idéias. Muitas vezes as restrições podem ser resultado da falta de comunicação ou desconhecimento do projeto como um todo, Em outros casos, podem ser envolvidas questões políticas internas.

Certos participantes terão que ser estimulados; são aquelas pessoas neutras, alheias ou apáticas em relação ao tema. Para isso é preciso pensar em algo para envolvê-las, cativá-las. Outras pessoas terão que ser controladas por serem muito salientes ou tendenciosas e é preciso conduzi-las e orientadas para que a reunião não saia dos trilhos.

5. Posturas comunicativas dos participantes em reuniões.
Ser interativo:
certificar-se de que todos já se conhecem, garantir um clima agradável, transmitir seriedade mas com bom humor e observar as reações individuais ou sinais de conforto / desconforto transmitidos pelos participantes.

Ser transparente: zelar para que todos entendam as idéias compartilhadas e as decisões construídas, traduzir a linguagem técnica sempre que necessário, garantir que os registros sejam objetivos, claros e precisos, e eliminar pressupostos.

Ser democrático:
estimular a participação de todos, estar atento para que o compartilhamento de informações seja eficaz e zelar pelo respeito às opiniões divergentes.

Ser focado:
manter o grupo direcionado para os objetivos do encontro, levantar as ameaças e oportunidades, estimular a reflexão sobre os antecedentes e os efeitos das decisões, avaliar os impactos para a organização e abrir espaço para a inovação.

6. Definir os papéis de cada um
Definir quais serão as responsabilidades de cada um. As fundamentais são:

Moderador: ou condutor; é o participante que facilita a reunião. Ele abre os trabalhos, conduz o andamento, estimula a participação, apresenta os objetivos, recapitula as decisões e encerra o encontro. Não é necessário que a mesma pessoa que convoca uma reunião seja o moderador.

Apoio: é a pessoa de confiança do moderador. É aquele que ajuda a operar equipamentos, consolidar materiais, organizar informações e distribuir documentos. Ele deve estar atento ao andamento da reunião.

Controlador do tempo: fica com uma cópia do roteiro, checando se as atividades e discussões não estão demorando mais tempo do que o previsto. Alerta o moderador sobre a hora de começar um assunto ou terminá-lo.

Relator: é o responsável pela elaboração da ata. Registra os pontos consensados, os responsáveis pelas decisões tomadas e os prazos.

7. Escolher os recursos
Adequar os recursos às necessidades da reunião. Muitas vezes o excesso de recursos pode atrapalhar mais do que ajudar. Se utilizar algum recurso, verificar antes se o desempenho do computador da sala é satisfatório pois arquivos pesados podem levar muito tempo para serem exibidos.

Há uma maior probabilidade de problemas técnicos, como pane no computador ou defeito no CD. Se não utilizar recursos é necessário elaborar o raciocínio em tempo real, registrando todos os tópicos. Existem pessoas que conduzem muito bem uma reunião apenas com lápis e papel na mão.

8. O bom uso de cada recurso
Flip-chart ou quadro branco:
são ótimos para registrar idéias e construir conteúdos com o grupo. Seu uso faz com que o foco de todos os participantes esteja alinhado e evita dúvidas quanto aos pontos discutidos e consensados.
É importante certificar de que todos tenham uma boa visão do texto e também delegar a escrita a alguém.

Projeção eletrônica:
recomendada para apresentar materiais previamente elaborados. È melhor usar tópicos em vez de textos longos. É aconselhável não ficar projetando telas a reunião inteira.

Retroprojetor:
pode substituir o flip-chart em determinados momentos e projeta telas previamente elaboradas. Ainda é muito utilizado nas empresas.

Vídeo ou DVD:
realçam conceitos e mostram depoimentos. Tomar cuidado com a duração do vídeo.

Material de leitura prévia:
textos e informações para insumo das discussões devem ser distribuídos com antecedência para que os participantes tenham tempo de ler antes da reunião. Material impresso para ser distribuído durante a reunião: mais utilizado para esquemas, tabelas e gráficos. Entregar apenas no momento em que o tema será tratado, para não dispersar a atenção dos participantes.

9. Trabalhando com o tempo
É preciso otimizar o tempo do encontro para que ele seja realmente eficaz. É preciso pensar no tempo que vai levar para a abertura da reunião, para o desenvolvimento de cada assunto, intervalos e interrupções.

10. Pauta
A pauta é um eficiente guia para os encontros de negócios. Ela indica a relação dos assuntos e a ordem em que serão abordados.

3.3. Motivos de fracasso de uma reunião

Analisar os objetivos da reunião é importante para garantir o seu sucesso, abaixo uma lista de verificação importante a ser feita antes de se marcar uma reunião:

• A reunião é necessária para atingi-los?
• Os objetivos da reunião estão claros?
• Estão claros quais são os problemas a serem tratados?
• Eles são obstáculos ou desafios?
• Bem estruturados ou confusos?
• Tem os meios para manter o grupo concentrado: pauta, relógio, flip-chart?
• O momento é oportuno para realizar a reunião?

Por outro lado, numerosos são os motivos para o fracasso de reuniões:

• A reunião não é necessária
O trabalho poderia ser feito de maneira mais simples ou barata. Talvez seja rotina e não precise de discussão, ou você pode trocar informações por memorandos ou eletronicamente, Talvez apenas uma ou duas pessoas precisem ser envolvidas, ou o problema precisa da atenção de um único especialista. Ou talvez nada precise ser feito.

• A reunião foi realizada por motivos errados
Discutir, determinar ou desfazer: todos são motivos para realizar reuniões e todos são inadequados. Os gerentes geralmente convocam reuniões meramente para impor seu poder sobre os outros, ou para resolver assuntos pessoais.

Eles usam a reunião para endossar decisões – ou como um rolo compressor, para impressionar. Muitas reuniões acontecem por força do hábito: um hábito que ninguém ousa desafiar. Ou são basicamente eventos sociais: uma oportunidade de “fugir da mesa de trabalho”.

As reuniões desse tipo são terapias de grupo disfarçadas: são feitas para fugir da solidão.

• Foram chamadas as pessoas erradas
Ninguém presente tem autoridade para tomar as decisões necessárias, ou as pessoas certas estão ausentes: os substitutos foram enviados no ultimo instante, mal sabem do que se trata e são incapazes de assumir responsabilidades.

• Falta o controle adequado
O programa da reunião não está claro; os horários são vagos; a discussão vagueia de um ponto a outro; as intenções ocultas sobrepõem-se aos procedimentos. Os conflitos, quando ocorrem, não são tratados adequadamente. A culpa por algum desses problemas, ou por todos eles, normalmente é de uma liderança fraca; mas uma liderança ditatorial, que reprime as discussões em vez de controlá-las, pode ser igualmente prejudicial.

• Ambiente ruim
O local é inadequado ou desconfortável. Os recursos são ruins; as interrupções prejudicam a concentração.

• Má oportunidade
É o momento errado do dia/semana/mês/ano ; a reunião deixa de iniciar ou terminar no horário; as pessoas chegam tarde ou saem antes do final. A reunião não vai melhorar num passe de mágica. O líder deve querer mudar e fazer alguma coisa para isso, e ainda precisa convencer os participantes da reunião a quererem isso também.

Ao considerar os objetivos é importante lembrar destas três regras de ouro de reuniões eficazes:

1. Toda reunião é especial
Uma reunião é algo muito cara para se realizar sem um bom motivo. Se você não encontrar um motivo, ou se seus objetivos podem ser alcançados de outra maneira, pergunte a si mesmo se a reunião é necessária. Isso se aplica especialmente no caso de uma reunião regular: um encontro semanal da equipe, uma reunião de projeto ou a reunião de uma comissão. A pauta deve ser original.

2. O sucesso de uma reunião é julgado pelas ações que resultam dela
Se o único acordo ao final da reunião for marcar uma nova reunião, algo de muito errado.

Prometa a si mesmo redigir uma lista de providências após a reunião. Na lista, o líder deve distribuir responsabilidades pelas ações a cada individuo, com um prazo definido. Quem vai acompanhar o andamento dos trabalhos?

O líder deve prometer a si mesmo, além disso, analisar a lista de providencias depois da reunião, perguntando se poderia ter definido algumas providências sem marcar a reunião. Isso ajudará a tornar a próxima reunião mais eficiente.

3. Realizar a reunião é responsabilidade do grupo como um todo
A principal responsabilidade pelo sucesso da reunião é daquele que a conduz (ou da pessoa que convocou a reunião). Mas todos os participantes devem contribuir para fazer a reunião funcionar.

A pessoa que está secretariando pode ajudar a presidência da reunião a controlar o tempo, a verificar as ações combinadas e a registrar o andamento e os resultados da reunião. Como líder, pode se tornar um orientador, dirigindo a reunião, estimulando as habilidades das pessoas e liderando pelo exemplo.

3.4. Como preparar a reunião

Ao se organizar uma reunião é fundamental atender ao que segue:

1. Programar-se em como conduzirá cada assunto.
Apresentação, justificativas, diálogo e decisão são as quatro etapas. Pensar como está o processo de cada uma delas.

2. Reservar a sala para reunião.
Deixar pelo menos uma hora a mais reservada para cobrir eventuais atrasos ou prorrogações. Verificar se o número de participantes se encaixa ao local escolhido: número de lugares e cadeiras disponíveis.

3. Fazer o briefing da reunião e mandar para todos os participantes pelo menos três dias antes para que tenham tempo de se preparar.

4. Preparar a disposição da mesa.
A cabeceira não deve ser necessariamente o local de quem conduzirá a reunião. Este deve ficar em um local bem visível, com seus assessores por perto, distribuídos frente a frente, de modo a facilitar a comunicação entre eles. Os lugares ao lado do líder são considerados privilegiados e devem ser concedidos a funcionários mais velhos e mais antigos de empresa.

5. Se a reunião for longa será necessário disponibilizar bebidas.
A maneira mais simples é deixar no local um carrinho com chá, café e água, para quem quiser se servir. Outra opção é se a reunião for longa, planejar intervalos onde serão servidas bebidas e comidas. Além disso, há o tradicional: uso de copeiras para servir.

6. Se o pessoal da empresa não usa crachá, deve haver algum tipo de identificação com nome, empresa e cargo, facilitando o reconhecimento entre os participantes. Entregar crachás para os participantes (não necessário se já usarem na empresa) e não esquecer de fazer um especial para convidados de fora da empresa.

7. Avisar ao pessoal da recepção, da garagem e da telefonia sobre o evento.
Reservar vagas para os convidados. Entregar na recepção uma lista com os participantes de fora e seus crachás e mandar que sejam encaminhados para o local correto.

8. Reservar todo o material necessário para a reunião:
lápis, caneta, pincel atômico, caneta de retroprojetor, indicador, papel, bloco para rascunho, folhas flip chart, fita crepe e adesiva, cola, post-it, tesoura, clips, grampeador, furador.

Verificar qual será o equipamento necessário: flip-chart, vídeo cassete, vídeo conferência, conferência, retroprojetor, linha telefônica, xerox, computador, microfones.

9. Verificar se será necessário gravar a reunião e que tipo de gravação deverá ser feita: em gravador ou vídeo.

10. Não esquecer de mandar preparar a ata da reunião. Reservar uma secretária para anotar tudo que foi discutido e resolvido na reunião.

3.5. A Convocação

( continua)

Voltar