3.5. A Convocação

(continuação - ver parte inicial)

Convocar pessoas para uma reunião requer alguns cuidados importantes. Se o convite for feito com muita antecedência, existe o risco dos participantes não se prepararem para o encontro, ou nem se lembrarem dele.

Por outro lado, convocar alguém em cima da hora, fará com que ele se sinta perdido e tenha uma contribuição limitada. Uma ou duas semanas é um tempo razoável para que os convocados acertem suas agendas e outros compromissos profissionais e pessoais.

Esse prazo possibilita que as pessoas fiquem a par dos assuntos e obtenham os documentos necessários para uma boa participação. A grande maioria das convocações é feita por meio eletrônico, que permitem até mesmo a confirmação automática da presença.

É importante divulgar as seguintes informações:
Data
Local
Hora de início e término
Agenda priorizada de assuntos
Participantes
Resultados esperados

Solicitar também os dados, documentos e fontes de consulta que deverão ser levados ao encontro. Para ter uma certeza da presença de alguém na reunião, nada melhor que convidá-lo pessoalmente. Dessa forma a pessoa é valorizada e é demonstrado uma importância à sua participação na reunião.

3.6. O dia da reunião

O condutor deve chegar antes da hora marcada para testar os equipamentos, estar atento à chegada de seus convidados, na recepção aos participantes prestar atenção ao que vai além da comunicação verbal como gestos e posturas.

O sucesso ou fracasso de uma reunião depende de todos, mas a tendência natural é associar os resultados ao moderador. É ele que irá administrar assuntos, idéias e participações durante o encontro.

Não basta que o moderador seja bom no discurso. Deve ser capaz de esclarecer as questões, alinhavar as opiniões dos participantes e facilitar o alcance dos objetivos propostos.

No início da reunião é importante relembrar aos participantes qual é o objetivo do encontro e como podem contribuir no processo. Na parte inicial deve-se reforçar a duração prevista para a reunião, como apresentar o roteiro a ser trabalhado, indicando a estimativa de tempo de cada assunto. E também estabelecer as regras do jogo: paradas para café, uso de celulares e demais interrupções.

A abertura não pode ser muito demorada. Deve-se combater o excesso de entusiasmo, a falta de foco, a falta de firmeza e a insegurança. Após os esclarecimentos, o condutor apresenta sua proposta. Explicitar os objetivos logo de início para que as pessoas entendam claramente em que ponto pretende chegar.

Na proposição surge a oportunidade de cativar o grupo. A organização do seu trabalho, a maneira como se apresenta, a tranqüilidade e a segurança ao tratar do assunto contam muito nesse instante. Deve tentar ao máximo trazer as opiniões individuais para o espaço coletivo, buscando mostrar o seu trabalho como resultado da participação de outros profissionais.

Quanto mais o projeto for entendido como obra do grupo, menor o grau de resistência em relação a ele. O condutor deve detalhar o que for necessário para justificar sua proposição, mas tomando o cuidado para não se alongar demais.

As justificativas auxiliam os participantes a se posicionar, permitindo uma visão mais detalhada do que se propõe. Esse momento da reunião é propício para as participações dos especialistas convidados. O condutor deve usar essas justificativas com os seguintes itens: quais são os cenários, os impactos da organização, os resultados e como obtê-los, o perfil das pessoas necessárias para que o projeto se realize, de onde pode vir a verba necessária para a implementação e quais ao ganhos diretos e indiretos no curto, médio e longo prazo.

Depois disso é a ocasião de abrir espaço para uma troca efetiva entre os participantes. Deixar claro para as pessoas quanto tempo terão parta debates, considerações e opiniões.

Caso o responsável pelo gerenciamento do tempo perceba que a discussão está se alongando demais, é recomendável avisar o grupo. Os participantes decidirão em conjunto como deve ser a oportunidade dos trabalhos. O que não pode acontecer é que a reunião termine sem que seja possível tomar decisões e determinar prazos e responsabilidades.

Ao apresentar a proposta e abrir espaço para o debate, é possível que o tema gere conflito de opiniões. Há duas formas recomendadas para encaminhar a discussão nesse momento: O moderador enquanto mediador: são formados dois grupos, uma para “defender” e outro para “atacar” a proposta.

Representantes expõem os argumentos de cada grupo, e o moderador fica responsável pela mediação. Essa prática favorece a troca de idéias e a análise mais profunda de aspectos decisivos para o alcance dos resultado. Permite também criar um ambiente dinâmico de discussão.

Brainstorming:
o braisntorming, ou tempestade de idéias, é um recurso que estimula a criatividade e permite que soluções inovadoras aflorem no grupo. Durante o início, não se deve julgar o mérito do que está sendo sugerido. Toda e qualquer idéia é registrada, sem se preocupar se as sugestões são boas, ruins, úteis ou absurdas.

Terminado, resgatam-se as idéias sugeridas, uma a uma. É hora de descartar as sugestões inadequadas, analisar criticamente os caminhos possíveis, agrupar e priorizar as idéias que servirão de insumos para a tomada de decisões. Cada assunto discutido deve ser encerrado com a certeza de que todos estão cientes das decisões tomadas.

Para validação é bom que alguém assuma o papel de “advogado do diabo”. Isso possibilitará que sejam avaliados eventuais pontos críticos e o que se pode fazer para neutralizá-los.

Uma reunião sé é eficaz quando são tomadas decisões e determinados os responsáveis e prazos para a implementação das ações. E para que todos estejam a par, é necessário que isso seja documentado ao final de cada tópico. Para isso é usada a ata, que registra as ações consensadas, os responsáveis e os prazos de execução.

Seus dois objetivos básicos são: Servir como memória escrita do ocorrido e das decisões tomadas na reunião Servir como instrumento de acompanhamento e cobrança daquelas decisões

Uma ata deve conter elementos básicos:
• Data e local da reunião
• Nomes dos participantes
• Objetivos da reunião
• Assunto (conforme agenda de convocação)
• Debates / conclusão do que foi adotado como decisão
• Responsável (quem será cobrado para que a decisão adotada seja cumprida)
• Prazo (tempo dado para implantar a decisão)
• Data da próxima reunião
• Assinatura de todos

A ata deve ser preparada imediatamente após o término da reunião pelo secretário ou por outra pessoa nomeada pelo coordenador e distribuída aos participantes no prazo máximo de 24 horas após a reunião.

Se não houver contestação quanto ao seu conteúdo, ela será considerada aprovada; caso haja algum reparo, nova ata será distribuída, invalidando a anterior. No fechamento é bom reservar dez minutos para encerrar a reunião com três aspectos:

Amarração dos conteúdos discutidos:
citar os temas tratados e criar uma síntese das definições registradas na ata.

Definição dos próximos passos:
indicar os processos que acontecerão após a reunião e a maneira como o grupo continuará se comunicando.

Percepção do grupo em relação ao encontro:
encerrar agradecendo a presença dos participantes e aproveitar para fazer um rápido balanço do encontro.

3.7. Depois da reunião

Quanto antes a ata for distribuída, melhor. Deve-se pensar se não deve enviar uma cópia da ata para alguém que não participou da reunião, por exemplo, para o responsável por uma área que sofrerá algum impacto com a implementação das decisões.

No caso de um profissional ter sido substituído na reunião por um colega de equipe, mandar a ata para o profissional presente, com cópia para o convidado original.

4. O PAPEL DO PARTICIPANTE

4.1. Como expor o trabalho na reunião

1. Falar em bom tom e gesticular para que sua apresentação não fique muito monótona.

2. Ser claro e não adotar uma linguagem muito rebuscada. Fazer-se entender é primordial para um bom desempenho nas reuniões.

3. Ter à mão roteiros para apresentações incluindo dados e números. Estar preparado é imprescindível, mesmo em se tratando de um profissional experiente em reuniões.

4. Disfarçar o nervosismo. Respirar fundo. Apesar de o nervosismo ser um sentimento inerente a qualquer ser humano que se encontre em situação de grande exposição, o profissional deve evitar que o mesmo transpareça em excesso.

5. Evitar situações que possam constranger a ele mesmo e aos seus ouvintes: piadas de mau gosto, demonstrações de intimidade, etc.

6. Demonstrar sempre interesse em ouvir as idéias ou opiniões. Evitar fazer críticas diretas a alguém; reservá-las para o campo das idéias, e nunca para o lado pessoal.

7. Não interromper: esperar pelas pausas. Tentar não concluir as frases do líder e impedir que os outros o interrompam.

4.2. Antes da reunião

Ao ser convidado, a primeira atitude deve ser analisar o material relacionado ao tema e entender como ele poderá participar produtivamente do encontro. Entender o porquê de sua convocação.

Deve procurar mais informações sobre: O assunto está relacionado diretamente ao meu trabalho? É necessário que eu produza algum material para auxiliar no bom andamento da reunião? Existe no departamento alguém mais indicado para participar? Quem serão os outros participantes?

4.3. Durante a reunião

Deve haver uma participação ativa do processo. Não deixar tudo nas mãos do moderador, nem se tornar um simples espectador do processo. Anotar dúvidas e pontos importantes pois o assunto pode ser desviar do rumo.

Não entrar em disputas sobre aspectos pessoais. Manter o foco nos resultados esperados, e não em questões secundárias. Participar adequadamente não significa apenas falar ou discutir.

Prestar atenção ao que está sendo dito é tão importante quanto expressar um ponto de vista. Aproveitar a ocasião para elogiar ações e idéias de pessoas ou grupos, mas evitar fazer críticas em público. Colaborar para manter um clima positivo para o andamento da reunião e o alcance dos resultados.

4.4. Depois da reunião

Procurar o responsável pela distribuição da ata, caso a demora possa provocar atraso nas ações ou do cronograma definido. Implementar no tempo previsto as ações que ficaram sob sua responsabilidade.

Caso não seja possível cumprir o prazo,negociar uma prorrogação com os participantes da reunião. Conversar com o moderador sobre como foi a reunião, quando houver proximidade e a situação permitir.

5. O GRUPO

Um agrupamento de pessoas desenvolve uma personalidade que vai além do perfil individual de cada componente. Essa personalidade é conseqüência da conjunção de três fatores:

• Perfil da empresa em que trabalham:
Empresas mais formais tendem a agir formalmente no coletivo.

• Momento da empresa:
Em épocas de crise, as pessoas acabam sendo mais cautelosas. Evitam se expor e esperam que os outros tomem a iniciativa.

• Conjunto dos perfis individuais:
Posturas que costumam estar presentes nas reuniões.

5.1. O perfil dos participantes

Prolixo:
é o participante que fala bastante e de forma rebuscada, utilizando frases extensas e idéias repetitivas. Gosta de fazer construções gramaticais acadêmicas.

Técnico:
usa linguagem excessivamente técnica. Conhece o assunto e gosta de demonstrar isso. Adora quando alguém não entende e pede mais explicações. Sempre que pode, usa termos que impressionam e que poucos dominam. Não se preocupa em adequar a linguagem para a melhor compreensão dos ouvintes.

Autoritário:
Não procura interagir com o grupo. Tem opiniões formadas e não está disposto a abrir mão delas. Tenta monopolizar as atenções, demonstrando pouco interesse pelas perguntas levantadas. Faz afirmações sem se preocupar se há concordância ou não.

Reativo:
Freqüentemente confronta quem está falando.Quer sempre testar a competência do interlocutor. Não acredita que possa aprender algo novo.

Negativista:
Para ele, nada está certo e nada pode ser feito. Acredita que os outros nunca pensam em todos os prós e principalmente nos contras do que estão propondo. A princípio tudo pode ter uma segunda intenção.

Conversador:
aproveita a ocasião para colocar o papo em dia. Acha mais agradável comentar os assuntos da pauta com quem está ao seu lado do que com todo o grupo.

Pauta-paralela:
Usa a reunião para discutir assuntos que não estavam na pauta, mas que são prioritários do seu ponto de vista. Adora encontra um grupo já reunido para ajudá-lo a resolver uma pendência de sua própria lista.

Desligado:
Tem pouco poder de concentração. Em função disso, freqüentemente faz perguntas sobre um assunto que acabou de ser comentado.

Desorganizado:
chega atrasado. Leva outros trabalhos para a reunião. Sai e retorna da sala cada vez que o assunto se estende. Atende o celular e faz ligações durante o encontro.

Paraquedista:
Participa da reunião em substituição ao chefe. Não tem autoridade para tomar decisões e nem sempre conhece o tema em pauta.

Tímido:
Tem dificuldade para falar em público. Prefere não se expor mesmo quando tem idéias formadas sobre o assunto ou quando percebe um encaminhamento incorreto. Se um participante estiver falando, o líder deve confirmar com os demais participantes se entenderam o que foi dito.

Pedir que ouçam com atenção o que está sendo dito pelos outros participantes, realçando pontos positivos dos demais discursos. Pedir que os participantes se dediquem ao foco da reunião, para que a pauta possa ser cumprida no tempo previsto.

Combinar no início do encontro intervalos para a realização de outras tarefas e de ligações telefônicas. Em geral, uma boa tática adotada em algumas organizações é a elaboração de um código de conduta. Um documento que padroniza o que se espera do condutor e de cada participante nas reuniões internas e externas.

6. PERIODICIDADE E REUNIÕES ESPECÍFICAS

Reuniões diárias:
são rápidas, com foco operacional. Servem para determinar ações que acontecerão no próprio dia. São realizadas normalmente de manhã, reunindo equipes que trabalham numa mesma área.

• Pontos positivos:
Se bem realizadas, deixam a equipe com alto grau de atenção ao trabalho e permitem medir resultados passo a passo.

• Pontos negativos:
Viram rotina. Em momentos de baixa produtividade, podem evidenciar ainda mais a situação, comprometendo o ânimo dos colaboradores.

Reuniões semanais e quinzenais:
Idéias para grupos que trabalham separadamente, que não se encontram todos os dias.

• Pontos positivos:
Permitem uma visão menos operacional e mais tática do negócio, criando a oportunidade de antever os passos seguintes com certa antecedência. Permitem que os participantes enxerguem o processo todo com mais clareza.

• Pontos negativos:
Podem se tornar mais focadas no passado do que no futuro. Podem predominar conversas pessoais sem foco nos resultados.

Reuniões mensais:
Pode se enxergar um período de tempo relativamente extenso e determinar as metas e objetivos das equipes envolvidas. São excelentes oportunidades para avaliar os processos dentro das organizações.

• Pontos positivos:
Permitem observar o trabalho realizado, com a possibilidade de medir resultados e avaliar os facilitadores e as dificuldades do processo. Oferecem uma visão estratégica, orientando metas e redefinindo caminhos.

• Pontos negativos:
Tendem a se distanciar do dia-a-dia da empresa, enfocando resultados isolados e não a evolução do processo como um todo.

Reuniões bimestrais, trimestrais, semestrais e anuais:
• Pontos positivos:
Proporcionam um ponto de vista mais distanciado do processo e dos resultados. Geralmente são realizados para o fechamento de períodos determinados e para ajustes de rotas. Tendem a ser reuniões formais.

• Pontos negativos:
Podem ser reuniões informativas, em que um grupo apresenta e outro apenas assiste. Podem se tornar expositivas demais e com baixo grau de interação entre os participantes.

Reuniões com clientes:
Levar para a reunião um número de profissionais equivalente ao número de clientes convidados. Utilizar recursos de tecnologia e multimídia para produzir uma percepção saudável de que a empresa detém conhecimentos e tem material de ponta.

Ser direto na relação com o cliente, sem rodeios, com firmeza e segurança. Definir previamente com o cliente a duração da reunião, se possível, terminar antes do combinado.

Reuniões por telefone:
Quando utilizado corretamente, o telefone pode ser um ótimo instrumento para ganhar tempo. Antes de fazer uma chamada, listar os itens que serão tratados. Falar ao telefone somente o necessário e usando palavras de fácil entendimento. Evitar interromper a conversa. Fazer perguntas objetivas, mostrar interesse e usar tom profissional.

Áudio e videoconferência:
Utilizadas para equipes que trabalham em diferentes regiões, impossibilitando de se reunirem fisicamente. Para isso são usados equipamentos (câmeras, microfones e softwares de comunicação) disponíveis no mercado. E que são eficientes e fáceis de usar.

Mas problemas podem ocorrer na conexão entre as localidades, como no som e na imagem. Algumas tecnologias usam linhas dedicadas para teleconferência, o que resolve boa parte dos problemas.

CONCLUSÃO

Como vimos, a reunião é um recurso de comunicação importantíssimo, oferecendo um ambiente onde é possível tomar decisões rapidamente, comunicar assuntos importantes, apresentar projetos e mais diversas outras coisas.

Mas uma reunião para ser bem sucedida tem que ser muito bem preparada, uma reunião que mal sucedida pode causar diversos problemas que vão bem além do simples não cumprimento dos objetivos da reunião, pode causar atrito entre os envolvidos, prejuízo para a organização, desmoralização do convocador da reunião etc.

Uma maneira simples de medir se a reunião foi bem sucedida ou não é se a única resolução da reunião da reunião foi a convocação de outra reunião, esta reunião foi mal-sucedida.

Por outro lado fazer uma reunião bem sucedida e produtiva não é tarefa fácil, requer dedicação e experiência, mas é essencial para a empresa. São diversos os aspectos que devem ser abalizados e preparados que vão da preparação do local, a convocação dos participantes em momento oportuno, os equipamentos técnicos, a preparação de uma pauta, e uma perfeita condução da reunião.

Portanto saber preparar e conduzir uma reunião é vital para um profissional se tornar bem sucedido.

BIBLIOGRAFIA

1. Reunião, 1 ed, São Paulo, Editora Abril.

2. BARKER, Alan, 30 Minutos Antes De Uma Reunião, 1 ed, São Paulo, Editora Clio,1997

3. http://www.sabido.com.br/print.asp?art=951

4. http://www.gianineluiza.com.br/etiqueta2.htm

5. http://www.gianineluiza.com.br/etiqueta2.htm

Voltar